Quando si lavora, si studia o si svolge una qualsiasi attività che richiede concentrazione, perdere il filo è questione di un attimo. E poi ritrovarlo sono dolori. I minuti scorrono veloci e le ore volano via senza accorgersene, fino a che ci si rende conto di essere in ritardo. E di avere “sprecato” un sacco di tempo prezioso.
Se vi riconoscete nella descrizione, vuol dire che il “time management” è un vostro punto debole. Ma come ogni competenza, può essere sviluppata e/o migliorata. Per esempio, con un metodo ad hoc come la tecnica del pomodoro. Scoprite qui cos’è e come utilizzarla per imparare a gestire il tempo.
Cos’è la tecnica del pomodoro
Il nome è bizzarro, ma ha una ragione precisa, che ha a che fare con la sua origine. La tecnica del pomodoro è stata inventata negli anni ’80 da Francesco Cirillo, oggi un consulente e un manager di successo, ma all’epoca uno studente che faceva fatica a mantenere la concentrazione e a passare gli esami.
Dopo avere provato un po’ di strategie, Francesco ha pensato di organizzare lo studio in intervalli di lavoro e pause di riposo e per calcolare gli uni e le altre ha utilizzato un timer da cucina a forma di pomodoro. L’idea si è rivelata vincente ed è diventata un metodo per la gestione del tempo molto apprezzato e utilizzato non solo dagli studenti, ma dagli esperti di time management in tutto il mondo.
Francesco Cirillo ha continuato a sviluppare e a perfezionare la sua “invenzione” e alla fine l’ha raccontata in un libro, La tecnica del pomodoro. Il celebre metodo per gestire al meglio il proprio tempo e diventare efficienti e organizzati, che la spiega in maniera approfondita e dettagliata e offre una serie di spunti, idee e consigli per utilizzarla al meglio.
Come funziona la tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro basa il proprio funzionamento sulla suddivisione del tempo in intervalli di lavoro di 25 minuti (chiamati “pomodoro”) e pause di riposo di 5 minuti. Ogni 4 intervalli di lavoro, è prevista una interruzione di 20/30 minuti. Ma come si applica, nella pratica?
Per prima cosa, dovete fare una stima del tempo che pensate vi occorra per svolgere una determinata attività. Una volta stabilito, dovete caricare il timer per 25 minuti. A questo punto, potete iniziare a studiare, lavorare o dedicarvi a qualunque sia il vostro impegno.
Quando il timer suona, dovete mettere in stand-by la vostra attività, fare un spunta su un foglio e prendervi 5 minuti di pausa. Una volta finito il “break”, dovete avviare un altro “pomodoro”.
Nel momento in cui completate 4 “pomodori”, avete a disposizione una interruzione di 20/30 minuti. Poi il ciclo ricomincia, fino a esaurire la quantità di tempo che avevate previsto all’inizio per svolgere la vostra attività.
Il meccanismo è semplice, ma all’inizio è molto probabile che non riusciate a completare i “pomodori” e finiate con il distrarvi prima dei 25 minuti. In questo caso, non dovete preoccuparvi. La tecnica del pomodoro richiede pazienza, costanza e allenamento ed è normale che le prime volte non sia facile applicarla alla lettera. L’importante è non arrendersi e continuare a provare.
Come utilizzare al meglio la tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro aiuta a organizzare e gestire il tempo sfruttando un principio molto simile a quello degli obiettivi SMART. Gli intervalli di 25 minuti sono a tutti gli effetti un traguardo “specifico”, “misurabile”, “accessibile”, “rilevante” e (ovviamente) “definibile nel tempo”. Invece, le pause di 5 minuti rappresentano una ricompensa per l’impegno profuso e contribuiscono ad alimentare la motivazione.
Per questa ragione, è importante rispettare con precisione gli uni e le altre. In altre parole, dovete evitare di cedere alla tentazione di continuare oltre i 25 minuti di attività. Anche se vi manca poco per finire o state procedendo a gonfie vele e vi sembra un errore fermarvi, attenetevi al “pomodoro”. Procedere oltre il tempo stabilito finisce per risucchiare in un meccanismo di compensazione tra intervalli e pause che porta a “sballare” il ciclo e a perdere il ritmo. E in ultima istanza, a minare l’efficacia del sistema.
Allo stesso modo, è importante valorizzare i break. Il modo migliore consiste nello “staccare” completamente, prendendo un caffè, facendo un po’ di attività fisica e dedicandosi ad attività pratiche. Invece, è sconsigliato utilizzare la pausa per controllare le mail o i messaggi, scrollare il feed dei social, fare una telefonata di lavoro e dedicarsi ad altri impegni che continuano a fare lavorare la mente.
Ultimo ma non ultimo, per fare fruttare al massimo la tecnica del pomodoro è preferibile usare un timer “vero” rispetto a una sveglia, un cronometro o un’app. Il gesto di “caricare” il timer, il ticchettio e la suoneria sono fondamentali nel mantenere la ripetitività e la continuità che sono alla base della tecnica.
A cura di: Patrizia Saolini
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